P&C cyclus legt grote druk op gemeenten.

Dit is een veel gehoord probleem bij overheidsorganisaties. Naast de begroting en jaarrekening zijn er nog de Voorjaar- en Najaarsnotities. Daarnaast, om een gevoel te hebben van in control zijn, worden 1 of 2 maandelijkse managementrapportages geleverd. Directie, bestuurders en raadsleden zijn vaak tevreden met het resultaat. Alleen om deze terugkerende P&C- rapportages te kunnen maken, is veel inzet en deskundigheid nodig, door de P&C medewerkers, en ook door de budgethouders. En hierdoor zijn het dure rapportages.

Hierbij 4 adviezen aan gemeentelijke organisaties om dit proces wat lichter en goedkoper te organiseren.

  1. Maak de begroting, incl. de paragrafen slanker en bondiger. (SMART) Houd in je achterhoofd dat de raad de begroting 1 keer per jaar bespreekt en dan vaststelt. Teveel tijdsinvestering in de begroting leidt er toe dat de begroting omgerekend in euro's een heel kostbaar product wordt. Houd hierbij rekening dat een groot deel van de begroting vooraf voor een groot deel al vast staat door de wettelijke taken. De begroting is vaak een andere presentatie van doelstellingen met accentverschillen. Door de begroting doelmatiger op te stellen, wordt de rekening, die verantwoording aflegt over het gevoerde beleid van het vorige jaar is hiermee ook al slanker en bondiger. Een mooi voorbeeld van een begroting is die van de gemeente Schiedam. Hierbij de link: Voor de raad en burger is deze begroting zeer inzichtelijk.

  2. Ontwerp een efficiënte en doelmatige p&C -cyclus. Zet de bestuursrapportage en managementrapportage op 1 lijn. Ontwerp een managementinformatie cyclus, die aansluit bij de bestuursrapportages en de p&C cyclus. Leg hierbij accenten in de rapportages, die dan belangrijk zijn. Bijvoorbeeld in de 1e bestuursrapportage nadruk op voortgang van de plannen, en in de 2e bestuursrapportage nadruk op hoever staan we, wat kost het? om nog bij te kunnen sturen. Dus rapporteer niet altijd over alles! Houd ook rekening met de sturingsinformatie die de provincie nodig heeft, zodat je maar 1 keer hoeft te rapporteren, de verantwoording van het college aan de raad, is dan dezelfde informatie die de provincie nodig heeft om haar toezichtrol op de gemeenten te kunnen invullen. Zie hiervoor: www.waarstaatjegemeente.nl Hier staat in welke wetten de gemeenten hanteren, en hoe te rapporteren hierover.

  3. Ga vooraf in gesprek met de budgethouders en vraag wat zij nodig hebben aan informatie en ondersteuning, zodat zij hun werk goed kunnen doen, zodat zij tijdig de juiste informatie of toelichting kunnen geven. Veel werk voor de begroting en najaarsnotitie wordt verricht in de zomer. Dat strookt niet met het zomerreces van een ieder. Stem de planning en activiteiten hier op af. Hiermee voorkom je te veel trekken en sleuren aan de budgethouders.

  4. Onderzoek ook of er speciale software modules zijn om de P&C-cyclus te ondersteunen. Zowel Key2 finance als Cognos ondersteunen hierin.

Laat een reactie achter

* = verplicht

terug naar boven